Viisi uskomusta ajankäytöstä

12.12.2014 10:10:10

Yrittäjät ovat mestareita pitämään ilmassa useita palloja samanaikaisesti, mutta siitä huolimatta on hyvä tarkistaa ajankäyttöön liittyvät käsityksensä edes kerran 10 vuodessa. Monet tällä hetkellä yleisesti esitetyt väittämät voivat olla peräisin parin vuosikymmenen takaa, jolloin työelämän tahtilaji oli toinen.

“Kun opettelen menetelmän XYZ ja noudatan sitä tunnollisesti, ajankäyttöön liittyvät pulmani ovat ohi.”

Pötyä! On epätodennäköistä, että sama ajankäyttöä tehostava menetelmä sopii jokaiselle. Ellei menetelmä istu käyttäjälleen, sen noudattaminen muuttuu piankin uudeksi työtehtäväksi ja tämä ei ole tarkoitus. Harvard Business Review -lehteen tuottavuudesta ja ajankäytöstä paljon kirjoittanut Tony Schwartz on jopa sitä mieltä, että ongelmamme ei ole ajanpuute vaan kyvyttömyys hallita ja tunnistaa energiatasomme vaihteluita. Lisäämme työtunteja, vaikka päivän toisenlaisella rytmityksellä voisimme saada aikaan enemmän.

“Tehtävälistoista ei ole mitään hyötyä, koska koko ajan tulee jotakin ja aikataulut pettävät minusta riippumattomista syistä.”

Maailma ei pysähdy odottamaan ja koko ajan todellakin tulee jotakin. Jos tunnollisesti ottaa tosissaan kaikki ulkopäin tulevat vaatimukset, vuorokauden tunnit eivät riitä ja nukkuakin pitäisi. Olen itse nähnyt, miten ihmistä on auttanut pelkästään se, että häntä on rohkaistu priorisoimaan tai asettamaan rajoja siten, että hän pystyy vaikuttamaan omaan ajankäyttöönsä. Ja kannattaa muuten miettiä, käyttääkö muiden ihmisten vaatimuksia tekosyynä itselle tärkeän, mutta lievää ahdistusta aiheuttavan asian lykkäämiselle.

“Ajankäyttö on mennyt nappiin kun tehtävälista on illalla tyhjä.”

Karmea vaatimus! Todennäköisesti tilanteet ja niiden mukana työlistasi elävät päivän aikana, joten ei ole mitenkään tavatonta, jos illalla on jäljellä tekemättömiä tehtäviä. Olennaista on, että olet saanut korkean prioriteetin tehtävät hoidettua. Uskalla asettaa töitä tärkeysjärjestykseen ja hyväksy se, että jotkut tehtävät hoitaa aika.

“Pyrkimys hallita ja tehostaa ajankäyttöä tekee minusta koneenkaltaisen suorittajan ja tuhoaa luovuuden.”

Höpsis. Ajankäytön ja tehtävienhallinta ei ole suorittamista vaan tietoisuutta omista valinnoista ja niiden seurauksista. Ajankäytön tehostaminen päinvastoin vapauttaa tilaa luovuudelle, kun ei juututa rutiinien pariin vaan hoidetaan ne vauhdilla pois.

“Internet ja sosiaalinen media ovat aikasyöppöjä, joten työpäivän aikana ei yhteisöpalveluissa notkuta.”

Paras käytäntö riippuu tilanteesta. Tietynlaisissa töissä mieli tarvitsee uusia ideoita, ja niitä saa vaihtamalla ajatuksia muiden kanssa. Esimerkiksi yksinyrittäjälle hyvä nettiyhteisö on arvokas resurssi.

On olemassa myös ilmiö nimeltä serendipiditeetti, joka tarkoittaa sattumanvaraisia kohtaamisia ja löytöjä. Aktiivinen ja oikeissa yhteisöissä liikkuva nettikäyttäjä on erityisen altis serendipiditeetille. Olennaista on, että nettikäyttö on tietoista ja tavoitteellista.

Yhä useammalle yhteisöpalvelut ovat myös osa työtä. Jos olet yksinyrittäjä tai vastaat yhteisöpalveluiden seuraamisesta ja julkaisuista omien töidesi ohella, opettele käyttämään työkalua, jolla voit hoitaa näitä asioita keskitetysti ja ajastaa julkaisut.

Toivotan joulurauhaa ja energistä vuotta 2015 kaikille yrittäjille.

Outi Lammi

kouluttaja, tietokirjailija

www.outilammi.fi

Outi Lammi on koulutusyrittäjä ja tietokirjailija. Koulutusten, valmennusten ja kirjojen aiheita ovat digiajan tietotyössä tarvittava osaaminen ja verkkoviestintätaidot.